Ensayo - Jonathan Bustamante Buitrago

UNA IDEA DE LOGISTICA INTEGRAL

¿Por qué hace falta gestión integral dentro de la empresa? Se comprende fácilmente desde que existió la Actividad Industrial siempre hubo problemas relacionados con el Aprovisionamiento, Fabricación, Almacenaje y Distribución de los productos. Tradicionalmente en las empresas han existido siempre 3 ciclos básicos de gestión:

1. El ciclo de Aprovisionamiento

2. El ciclo de Fabricación

3. El ciclo de Almacenaje y Distribución

El problema consiste aún hoy día, en que estos tres ciclos operan de forma inconexa en las empresas, originando verdaderos problemas.  Ante estos hechos tu misión es responder a los siguientes interrogantes: ¿Cómo operan de forma inconexa estos 3 ciclos básicos de gestión? ¿Qué problemas trae para las empresas? ¿Qué hacer para integrar el flujo del producto y la información en estos ciclos básicos de gestión logística? ¿Cómo resolver este problema?

Siempre que en una empresa se da este problema de trabajar cada ciclo por separado, lo primero que se debe hacer para dar solución, será integrarlos, haciendo entender cómo afecta el trabajo por separado y colocando objetivos generales ya que cada uno siempre busca sus objetivos particulares, ocurriendo a veces que la gente encargada de mercadeo y ventas, no sabe lo que pasa en la fábrica y los encargados de fabricar no conocen la tendencia del mercado. Esto conlleva a efectos gravísimos.

Si se analiza por separado se facilitara esta problemática, por ejemplo:

-Desde el ciclo de aprovisionamiento: sucede que siempre se busca tener altos niveles de materia prima para tener como atender a producción, y evitar que se pare la fabricación por culpa de estos, y aún más grave comprando a los proveedores en grandes cantidades aprovechando el descuento que estos dan por compras al por mayor, corriendo el riesgo de que estos insumos caduquen y se pierdan; además de el alto costo que este produce por almacenamiento, sin olvidar que las cosas que más se necesitan, son las que menos se piden.

-Desde el ciclo de fabricación o producción: Ocurre que busca obtener un plan que sea a largo plazo, debido a que esto se traduce en más y continuo tiempo de trabajo asegurado, por esta razón se abarata la producción y en si el producto por medio de cantidad, es decir se realiza producción a gran escala, resultando grandes cantidades de stock que a veces no se logra vender en su totalidad y sin mencionar el valor que implica el almacenamiento de tal cantidad de productos, y peor aun teniendo en cuenta el capital invertido y las ganancias perdidas por falta de rotación de stock.

-Desde el ciclo de almacenamiento y distribución: En este ciclo se busca distribuir al menor costo, utilizando el medio de transporte (a menudo) menos adecuado, quedando frenada esta etapa por problemas mecánicos y técnicos, además utilizando siempre envíos a carga completa y la menor cantidad posible de vehículos, conllevando esto a respuesta demasiado lenta y poco confiable, dejando prácticamente a algunos almacenes sin producto en vitrina.

Todo esto se traduce en largos tiempos de respuesta al cliente y en costos demasiado altos por la falta de competitividad y despilfarros en materiales y stocks.

Debemos comenzar por integrar los 3 ciclos, ¿y cómo se integran?, poniendo la previsión de ventas como el motor de la cadena logística, es decir con base en el estudio de mercado y demanda, nos aprovisionamos, fabricamos y distribuimos.

Empezaremos a organizar nuestra cadena así;

-          Según el plan de mercadeo, se concluye las ventas esperadas.

-          Las ventas esperadas, dan la necesidad de stock.

-          Con la necesidad de stock y lo que se tiene en bodega, se obtiene las previsiones de fabricación.

-          Con las previsiones de fabricación, se genera la orden a producir.

-          Con la orden a producir, se realizan las cotizaciones a los proveedores.

-          Y por último comparando las cotizaciones, se realizan los pedidos a determinados proveedores.

Esto para el área de aprovisionamiento, pidiendo estrictamente lo necesario, evitando así excesos de materia prima, además de comprar al menor costo y con especificaciones definidas y claras.

Luego de hablar de la fase de aprovisionamiento, ahora hablaremos de normalizar el flujo o la cantidad de productos que pasan por cada parte de la cadena logística, es decir normalizar para evitar el estancamiento de productos en algún eslabón de esta cadena, primero haremos un estudio de lead-time, en este debemos incluir todos los pasos de la cadena logística, desde que se realiza el pedido hasta que el producto terminado llega a manos del cliente, esta lista la haremos en días que se demora realizar o permanece en el especifico eslabón de la cadena, lo realizaremos incluyendo los siguientes procesos;

-          Aprovisionamiento (desde que se pide, hasta que se encuentra en bodega la materia prima)

-          Stock de materia prima (tiempo que permanece está en la bodega)

-          Tiempo de fabricación (lo que se demora en transformar  la materia prima)

-          Stocks en almacén central (tiempo que permanece el producto en el almacén)

-          Transporte al cliente (desde cargue, incluyendo tránsito, hasta descargue)

Con base en este estudio de lead-time, realizaremos un análisis de que proceso logístico consume mayor tiempo y estudiamos la posibilidad de reducirlo, todos los podemos manipular, excepto el tiempo de fabricación, debido a que esto le corresponde al encargado de producción.

Ya con un estudio de lead-time, analizamos la capacidad del sistema, esta capacidad estará dada por el punto en el cual se da el menor flujo o paso de producto, y con los datos obtenidos pasamos a normalizarlo, es decir, que este flujo sea igual en todos los eslabones de la cadena, algunos nos tocara aumentar su capacidad, otros reducir, pero debemos tener cuidado con esto, debido a que pueden surgir nuevos problemas, debido a que todo es medido, esto hará evidentes problemas que no habíamos notado por la gran cantidad de stocks y de materia prima que teníamos disponible, a esto me refiero por ejemplo a que nuestro proceso de fabricación debe ser lo más óptimo posible, para evitar que ocurran daños en algún producto, debido a que antes de realizar esta normalización de flujos no se presentaba ningún problema, debido a que había materia prima de sobra y exceso de stock, entonces cubríamos los daños o la falta de producto con toda la mercancía que había estancada, pero ahora que estamos medidos, nos daremos cuenta que tan eficiente son nuestros procesos, porque si ocurre algún daño, perdida, entre otras cosas, sea en la fabricación, transporte y/o almacenamiento, esto hará que nuestro pedido sea incompleto, dejando insatisfecho al cliente, y peor aún a varios clientes.

Ahora realizaremos un dimensionamiento de nuestra flota de transporte, ¿cómo haremos esto? Primero que todo, se organizan las rutas a recorrer por los vehículos, determinar fechas, cantidad de vehículos y el tamaño de estos. Estos datos obtenidos no deben ser iguales siempre, puede cambiar dependiendo del día de la semana, la cantidad de pedidos, el tamaño, Este último varía dependiendo a la cantidad de pedidos que este vehículo atenderá, básicamente estos son los parámetros. Si la empresa no tiene la capacidad de cubrir el dimensionamiento de su flota de transporte, podrá acceder a operadores logísticos especializados.

Si se realiza este plan, se habrá integrado y sincronizado toda la cadena logística, llegando al cliente, donde él lo necesite, como él lo necesite, cuando él lo necesite, al menor costo y con un excelente servicio.  

Sería conveniente crear un departamento encargado y especializado en la logística de la empresa.

Información obtenida del libro: “Logística integral: la gestión operativa de la empresa” de  Julio Juan Anaya.